Monitorización ambiental rutinaria de sala limpia – Guía de la FDA sobre 21 CFR Parte 11 Integridad de los datos
Resumen
Un informe reciente sugiere que el 79 % de las 483 cartas de advertencia emitidas por la FDA a la industria biofarmacéutica citaron deficiencias en la integridad de sus datos1. A pesar de los consejos de la FDA, la monitorización ambiental de la sala limpia sigue siendo un proceso sumamente manual, con muchas oportunidades de error humano que pueden provocar brechas y errores en los datos. En su disposición 21 CFR Parte 11, la FDA ha dado recomendaciones sobre qué es una buena integridad de los datos y esta presentación explica sus consejos en el contexto de las prácticas ambientales actuales de sala limpia y muestra cómo se puede aplicar la guía de la FDA para mejorar la integridad de los datos.
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Monitorización ambiental rutinaria de la sala limpia
Por supuesto, la FDA exige ciertas condiciones de calidad del aire para la producción biológica/farmacéutica en salas limpias. De hecho, el peligro real son los microbios del cuerpo humano. Los humanos sueltan alrededor de 30.000 células cutáneas por hora2, todas ellas portadoras potenciales de microbios. Lamentablemente, no tenemos tecnología para detectar microbios en el aire en tiempo real. Así que se utilizan los contadores de partículas en el aire como sustitutivo.
Las conversaciones entre el autor y los gerentes de monitorización ambiental de las instalaciones de todo el mundo sugieren una tendencia cada vez mayor hacia que la carga de llevar a cabo la monitorización ambiental se aleje del equipo de control de calidad de microbiología y vaya al personal de producción por dos razones: a) el personal de microbiología es relativamente caro para llevar a cabo dichas tareas rutinarias y b) se reduce el número de personas dentro de las salas limpias, reduciendo así el potencial de contaminación del producto. Sin embargo, el equipo de producción no tiene el mismo nivel de conocimiento sobre la monitorización ambiental rutinaria y esto genera dificultades en sí.
En plantas de fabricación biofarmacéutica más grandes, puede haber equipos de 10 técnicos o más cuyo trabajo sea llevar a cabo mensualmente miles de pruebas de muestras rutinarias de monitorización ambiental. En cada ubicación de muestreo, tienen que escribir manualmente el nombre de la ubicación en el contador antes de iniciar la toma de muestras. Los contadores deben configurarse manualmente siguiendo los PNT escritos. Al final de cada día, los impresos de cada ubicación de muestra deben fotocopiarse porque las impresoras de los contadores de partículas son térmicas y los impresos se desvanecen con el tiempo. A continuación, los resultados de cada ubicación deben transferirse manualmente en formato electrónico uno por uno.
| Punto de contacto 1 | Punto de contacto 2 | Punto de contacto 3 | Punto de contacto 4 | Punto de contacto 5 |
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• Garantizar el PNT correcto • Leer y comprender el PNT
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Escribir manualmente cada nombre de ubicación de muestra |
Configurar manualmente el contador: • Tiempo de muestra • Número de muestras • Promedio de los resultados • Multiplicador correcto para m3 |
Llevar papel impreso y fotocopias | Transcribir manualmente los resultados |
Después de detectar errores de datos ambientales, una respuesta habitual es la de la volver a impartir formación al equipo. Sin embargo, la industria y la FDA están llegando a la conclusión de que esto no resuelve el problema, simplemente trata los síntomas durante un tiempo limitado, hasta que el error humano comienza a aparecer de nuevo. La forma correcta de avanzar es reducir los pasos manuales del PNT para reducir así los errores humanos y hacer que todo el proceso sea más sólido.
Guía de la FDA sobre integridad de los datos
En sus directrices sobre la implementación de su norma de integridad de los datos 21CFR parte 113, la FDA utiliza la acrónimo ALCOA (por sus siglas en inglés), definiendo así las prácticas recomendadas de integridad de los datos, que incluyen: la creación de registros atribuibles al técnico que lleva a cabo las pruebas, legibilidad, creación de forma contemporánea, original y precisa.
En este caso atribuible significa que los registros deben ser rastreables para saber el técnico que hizo la prueba. También deben incluir una etiqueta en la que se indique dónde se tomó la muestra y la fecha y hora en que se tomó.
Es necesario que el registro sea legible, lo que implica que los registros escritos a mano no son aceptables. La FDA sugiere además que los registros electrónicos se deben almacenar en un formato abierto y que se pueda leer en muchos sistemas informáticos para que puedan ser accesibles y legibles durante años. La FDA recomienda formatos típicos como PDF, XML o SGML3.
En este caso, la palabra “contemporáneo” implica que los registros electrónicos deben crearse inmediatamente, y que la transcripción manual de registros en papel no es buena práctica y que la recopilación de registros en papel y la transcripción manual en formato electrónico en una fecha posterior/fecha no es buena práctica.
Naturalmente, los registros electrónicos deben ser precisos (“accurate” en inglés). Esto implica que el proceso de captura de dichos registros electrónicos debe ser sólido, es decir, los cálculos manuales y la introducción manual de datos con oportunidades de error humano se deben evitar.
Ahora echemos un vistazo a las prácticas ambientales actuales a la luz de la Guía ALCOA de la FDA. Existen muchos pasos manuales en el proceso ambiental típico y normalmente el registro en papel no contiene una firma electrónica, por lo que no es atribuible al técnico que realizó la prueba. Las ubicaciones de las muestras se escriben manualmente en cada ubicación, invitando a los errores humanos y a errores de escritura, lo que evita que la muestra se atribuya fácilmente a la ubicación de la muestra. Normalmente el registro electrónico final es legible, pero sin duda no se crea de forma contemporánea; en su lugar, el registro en papel original se crea mediante una impresora térmica cuya impresión se desvanece con el tiempo, por lo que el registro final no es el original y, como se crea manualmente, no se puede garantizar que el registro final sea preciso.
Figura 4. Los PNT del contador de partículas de aire MET ONE 3400 para control ambiental rutinario ayudan con la integridad de datos ALCOA
Afortunadamente, existe una solución que cumple mejor con los requisitos. Los contadores de partículas en el aire de MET ONE se pueden preprogramar y automatizar con los PNT y las ubicaciones de muestreo para eliminar los pasos de entrada manual de ubicación y de configuración del contador. En lugar de producir registros en papel que deben transcribirse manualmente en una etapa posterior, el contador genera instantáneamente un registro electrónico que contiene la firma electrónica del usuario y el nombre de la ubicación de muestreo. Este registro electrónico se encuentra en uno de los formatos recomendados de la FDA, PDF y puede transmitirse mediante conexión de red por cable
o Ethernet inalámbrica a un servidor seguro donde el usuario mantenga los registros finales. De esta forma se eliminan todos los pasos de configuración manual, la escritura manual de la ubicación y la transcripción manual de datos, reduciendo así las oportunidades de error humano y mejorando la integridad de los datos.
Conclusión
En muchos casos, los programas de monitorización ambiental rutinarios de sala limpia siguen sufriendo un elevado riesgo de error humano con PNT que se implementan manualmente y miles de registros de datos que se transcriben manualmente a formato electrónico. Independientemente de la frecuencia con la que se forme a los empleados, la oportunidad de error en dichos programas sigue siendo muy real, con las implicaciones que ello tiene para la integridad de los datos. Existe tecnología disponible comercialmente para mitigar este problema y hacer que estos programas sean más sólidos, reduciendo el impacto en la integridad de los datos y apoyando también el movimiento del sector hacia la monitorización ambiental por parte del personal de producción en la sala limpia.
Referencias
- Pharmaceutical Online, An Analysis Of FDA FY2016 Drug GMP Warning Letters By Barbara Unger, Unger Consulting Inc. https://www.pharmaceuticalonline.com/doc/an-analysis-of-fda-fy-drug-gmp-warning-letters-0001, published January 16, 2017.
- Health How Stuff Works, How many skin cells do you shed every day?, by Ed Grabianowski. http://health.howstuffworks.com/skin-care/information/anatomy/shed-skin-cells.htm, publicado 6 de julio de 2010
- U.S. Department of Health and Human Services Food and Drug Administration Guidance for Industry, Part 11, Electronic Records; Electronic Signatures — Scope and Application August 2003 U.S. Department of Health and Human Services Food and Drug Administration Center for Drug Evaluation and Research (CDER) Center for Biologics Evaluation and Research (CBER) Office of Regulatory affairs (ORA) Division of Drug Information, HFD-240 Center for Drug Evaluation and Research Food and Drug Administration 5600 Fishers Lane, Rockville, MD 20857 USA